Was kostet mich eine unbesetzte Stelle? 

Der Fachkräftemangel ist real und im Personalwesen allgegenwärtig. Immer wieder wird vom „war for talents“ berichtet und die Zahlen in den Statistiken steigen jedes Jahr. Ob die gemeldeten offenen Arbeitsstellen, die Vakanzdauer oder die damit verbundenen Kosten für die Unternehmen – alle steigen kontinuierlich weiter an und besonders betroffen davon sind KMUs. 

Die hoch qualifizierten Fachkräfte suchen sich ihren Arbeitgeber selber aus und bewerben sich eher bei den Unternehmen, die eine bekannte Marke oder ein entsprechendes Image aufgebaut haben. Konzerne sitzen hier am längeren Hebel, da sie ganz einfach mehr Budget haben für ein dediziertes Personalmarketing. Hier gibt es Möglichkeiten für ein gezieltes Employer Branding und auch Möglichkeiten, neue Themen wie Home-Office & Work-Life-Balance schneller zu implementieren.

Der Compentence Circle Employer Branding des Deutschen Marketing Verbands hat dazu ein Whitepaper veröffentlicht, dass die aktuellen Kennzahlen benennt und wie man die Kosten berechnen kann, die eine offene Stelle mit sich bringt. Diese Kosten können auf verschiedene Weise berechnet werden, die schnellste und am besten überschaubare Lösung ist mit dem einfachen Gehaltsmultiplikator. 

Hierbei wird das Jahresgehalt auf den Arbeitstag heruntergebrochen, mit dem Gehaltsmultiplikator multipliziert und anschliessend mit der durchschnittlichen Vakanzdauer multipliziert. 

Für diese Rechnung gehen wir von einem Jahresgehalt von 80.000€ aus und einer Vakanzzeit von 144 Tagen (durchschnittliche Vakanzdauer in der IT laut der Fachkräfteengpassanalyse 2017 der Bundesagentur für Arbeit). 

80.000€ : 226 Arbeitstage = 353,98€/Arbeitstag

353,98€ x Faktor 3 = 1.061,94 € produktiver Ertrag/Verlust pro Tag 

144 Tage Vakanzdauer x 1.061,94€ Ertrag/Verlust pro Tag = 152.919,36€ Vakanzkosten

Bei einem Gehalt von 80.000€ brutto im Jahr kann man also insgesamt mit über 150.000€ Vakanzkosten rechnen, die alleine durch den Ausfall dieser Position verschuldet werden. Recruitingmaßnahmen kommen dann noch dazu, genau so wie die Zeit, die von Teamleitern und Ansprechpartnern im Fachbereich dazukommen, die für das Erstellen der Position mit den Anforderungen und das Führen von Interviews benötigt werden. 

Der Kandidat hingegen möchte aber nicht nur ein entsprechendes Interview führen oder eine kreative Kampagne sehen für die Position, sondern auch ein schnelles Feedback erhalten. Hierbei trifft es den Mittelstand wieder. In allen Abteilungen muss sich dann wieder Zeit genommen werden und für jeden Kandidaten ein Feedback ermittelt werden und in der Personalabteilung müssen diese dann entsprechend dem Kandidaten mitgeteilt werden. Die Candidate Journey wird meist nicht in allen Punkten betrachtet, weswegen KMUs weniger Aufmerksamkeit bekommen und dadurch teilweise auch länger brauchen um einen qualifizierten Kandidaten für ihre Stellen zu finden. 

Die Candidate Journey umfasst dabei alle Berührungspunkte von dem Unternehmen mit dem potenziellen neuen Angestellten von Social Media Seiten über Ergebnisse in der Suchmaschine bis hin zu persönlichen Gesprächen und der Vertragsunterschrift. In jedem Punkt lauern potenzielle Stolpersteine, die es zu überwinden gilt. Wer hier keine eigene Personalabteilung oder besser noch ein Personalmarketingteam hat, wird auf lange Sicht das Nachsehen haben. 

Jedoch gibt es Möglichkeiten für jedes Unternehmen mit wenig Zeitaufwand diese Prozesse zu verkürzen und ein besseres Ergebnis zu erzielen. Durch Social Media kann man direkt und unmittelbar potenziellen Kandidaten seine Vorzüge zeigen. Hierbei ist ein grosses Stichwort das Employee Branding, also dass die eigenen Angestellten Beiträge des Unternehmens teilen oder selber posten. Kandidaten für freie Stellen können so direkt erkennen, was für eine Art Arbeitgeber man ist und welche Vorzüge man bietet, auch gegenüber den großen Konzernen. Mit wenigen Augenblicken der einzelnen Mitarbeiter kann man so einer langen Vakanzdauer vorbeugen, da man kontinuierlich gute & passende Bewerbungen erhalten kann. 

Darüber hinaus kann man die Prozesse zur Entscheidungsfindung optimieren und regelmässige Updates an den Stellenbeschreibungen machen, sodass bei einer vakanten Position nicht erst eine neue Stelle geschrieben werden muss. Meetings zum Feedback einzelner Kandidaten kann man als Stand-Up Meetings halten, nachdem das Interview geführt wurde. So kann man in 10 bis 15 Minuten direkt festhalten, welchen Eindruck der Kandidat hinterlassen hat und man kann mit schnellem Feedback einen guten Eindruck machen. 

Fazit

Einstellungen werden immer teurer, besonders für KMUs. Wer sich allerdings flexibel anpassen kann in seinen Prozessen und neue Wege geht mit seiner Aussendarstellung, kann dem sehr gut entgegenwirken. Social Media Kanäle und Suchmaschinenergebnisse machen es einfacher an Bewerber heran zu treten, bevor diese sich bewerben, machen einen aber auch gleichzeitig unsichtbar, wenn man diese nicht benutzt. In allen Fällen sollte man sich gut vorbereiten auf eine schnelle Nachbesetzung vakanter Stellen, denn offene Stellen kosten jeden Tag ein vielfaches von dem, was ein Personaldienstleister oder Premium Stellenanzeigen kostet.